Denne artikkelen viser hvordan du:
- Ă pner LĂžnnsgrunnlag og henter data for perioden
- GjĂžr en sluttkontroll i oversiktstabellen
- Velger hvilke ansatte som skal vĂŠre med i eksporten
- Henter ut filen (Visma-lĂžnnseksport eller Excel-rapport)
Selve godkjenningen er beskrevet i artiklene «Slik godkjenner du timer» (steg 1) og «Slik godkjenner du timer for lÞnn» (steg 2). Denne artikkelen forutsetter at de stegene allerede er gjort.
Steg 1: Ă pne LĂžnnsgrunnlag
Klikk pÄ LÞnnsgrunnlag i menyen til venstre.
Meny med LĂžnnsgrunnlag markert
LĂžnnsgrunnlag er kun synlig for brukere som har lĂžnnstilgang. Hvis du ikke ser punktet, kontakt en administrator.
Velg perioden du skal eksportere (for eksempel Februar 2026) og klikk Hent data. Du fÄr nÄ opp én rad per ansatt med timer, fravÊr, overtid og sluttkolonnene "Verifisert", "Godkjent" og "LÄst".
Steg 2: Sluttkontroll â er alle timene klare?
FÞr du eksporterer er det ett enkelt sjekkpunkt: er alle timene bÄde verifisert og godkjent?
Se pÄ de tre hÞyre kolonnene i tabellen:
- Verifisert â antall timer lederen har godkjent (steg 1).
- Godkjent â antall timer som er godkjent for lĂžnn (steg 2).
- LĂ„st â timer som er lĂ„st og ikke kan endres.
Hele oversikten med Verifisert + Godkjent markert
GrÞnne tall betyr at alt er bra. NÄr Verifisert og Godkjent stÄr med grÞnn skrift og har samme tall, er den ansatte ferdig kontrollert og klar for lÞnn.
NĂŠrbilde av kolonnene Verifisert, Godkjent og LĂ„st
Bruk denne enkle sjekklisten:
- GrĂžnne tall i "Verifisert" og "Godkjent "â den ansatte er ferdig. GĂ„ videre.
- BlĂ„/svart tall i "Godkjent" som er lavere enn "Verifisert" â det gjenstĂ„r timer Ă„ godkjenne for lĂžnn. GĂ„ tilbake til "LĂžnnsgrunnlag" â "Godkjenn for lĂžnn" og fullfĂžr (steg 2).
- Tomt eller 0 i "Verifisert" â lederen har ikke godkjent timene ennĂ„. Be lederen om Ă„ fullfĂžre timegodkjenningen (steg 1).
- RĂždt 0 i «LĂ„st» er helt normalt â det betyr bare at perioden ikke er lĂ„st ennĂ„. Du kan eksportere uansett; lĂ„sing er et separat steg som vanligvis gjĂžres etter at lĂžnnen er kjĂžrt.
Tips: Sorter tabellen pÄ "Godkjent" eller "Verifisert "(klikk pÄ kolonneoverskriften) for raskt Ä se hvilke ansatte som mangler godkjenning.
Steg 3: Velg hvilke ansatte som skal vĂŠre med
Helt til venstre i tabellen ligger kolonnen "Eksport" med en avhuking for hver ansatt. Ansatte som er huket av blir med i eksportfilen.
- Bruk "Merk alle / Avmerk alle" over tabellen for Ä huke av eller fjerne alle pÄ én gang.
- Fjern avhuking for ansatte du vil utelate i denne kjÞringen (for eksempel ansatte som ikke skal ha lÞnn denne mÄneden).
Standard er at alle ansatte i visningen er avhukede. Hvis du har brukt tag-filtre eller filtrert pÄ avdeling/prosjekt, eksporteres bare de ansatte som vises i tabellen.
Steg 4: Klikk pÄ «Fileksport» og velg format
Ăverst til hĂžyre over tabellen ligger knappen "Fileksport". Klikk pĂ„ den for Ă„ Ă„pne menyen med eksportformater.
Fileksport-knappen og menyen med valg
Menyen er delt i to grupper:
Excel â rapporter til kontroll, dokumentasjon og arkiv:
- ForhĂ„ndsvisning â en Excel-fil som viser det samme som tabellen pĂ„ skjermen. Fin Ă„ lagre som dokumentasjon fĂžr du sender til lĂžnn.
- Eksportjournal / Bilag â den ferdige journalen som matcher det som sendes til lĂžnnssystemet. Bruk denne hvis revisor eller regnskapsfĂžrer vil ha en oversikt.
- Eksportjournal utvidet â samme som over, men med flere detaljer per linje.
- LĂžnnseksport (f.eks.Visma, Poweroffice etc.) â fil i Visma-formatet som du laster opp i lĂžnnssystemet. Dette er filen du sender til lĂžnn.
- FravÊrseksport og Kosteksport stÄr som «ikke satt opp» med mindre firmaet har bestilt egne integrasjoner.
Fileksport â selve filen til lĂžnnssystemet:
Klikk pÄ det formatet du trenger. Filen lastes ned automatisk i nettleseren din.
De eksakte valgene avhenger av hvilket lĂžnnssystem firmaet har satt opp. StĂ„r det noe annet enn Visma, er det det lĂžnnssystemet du har â fremgangsmĂ„ten er den samme.
Steg 5: Last opp i lĂžnnssystemet
Ă pne lĂžnnssystemet (for eksempel Visma LĂžnn) og last opp filen som ble lastet ned. Selve opplastingen fĂžlger oppskriften i ditt lĂžnnssystem â Ditio er ferdig nĂ„r filen er lagret hos deg.
Vil du vÊre sikker pÄ at ingenting blir endret etter eksport, kan du lÄse perioden etterpÄ (knappen finnes i menyen ved «Rekalkuler personer»). Dette er beskrevet i en egen artikkel.
Vanlige spÞrsmÄl
Hva betyr de grĂžnne tallene i tabellen?
GrÞnne tall i Verifisert og Godkjent betyr at timene er godkjent bÄde av lederen og for lÞnn. NÄr begge kolonnene er grÞnne og har samme tall, er den ansatte ferdig kontrollert og kan eksporteres.
Hvorfor er tallet i «LÄst» rÞdt?
Det rÞde 0-tallet betyr bare at perioden ikke er lÄst ennÄ. Du kan eksportere uansett. LÄsing er et eget steg som typisk gjÞres etter at lÞnnen er kjÞrt, for Ä hindre at noen endrer timer i ettertid.
Jeg ser «LÞnnseksport (Visma)» men firmaet vÄrt bruker et annet system.
Navnet i menyen fÞlger lÞnnssystemet som er satt opp for firmaet. Bruker dere Tripletex, Huldt & Lillevik eller annet, vil det stÄ der i stedet. Be administrator om Ä sjekke oppsettet hvis det stÄr feil.
Kan jeg eksportere bare noen av de ansatte?
Ja. Fjern avhukinger i Eksport-kolonnen for de du vil utelate, eller bruk tag-/avdelingsfilteret over tabellen fĂžr du henter data. Bare ansatte som er avhuket og som vises i tabellen, kommer med i filen.
Hva er forskjellen pÄ «Eksportjournal / Bilag» og selve lÞnnseksporten?
Eksportjournalen er en Excel-rapport du kan skrive ut eller arkivere â den er fin som dokumentasjon. LĂžnnseksporten er selve filen som lastes opp i lĂžnnssystemet. Innholdet er det samme, men formatet er ulikt.
Filen lastes ikke ned â hva gjĂžr jeg?
Sjekk at nettleseren ikke blokkerer nedlastinger fra siden. PrĂžv en gang til, eller bytt nettleser. Hvis filen fortsatt ikke kommer, kontakt support og oppgi periode + firma.