GĂ„ til innhold
Norwegian BokmÄl
Kontakt oss
  • Det finnes ingen forslag fordi sĂžkefeltet er tomt.

🎓Kompetanse i Ditio – enkel guide for administratorer

I Ditio kan du samle de ansattes kompetanse og sertifikater ett sted – for eksempel fĂžrerkort, maskinfĂžrerbevis, HMS-kort og fĂžrstehjelp. Du kan ogsĂ„ fĂ„ en e-post fĂžr noe gĂ„r ut, slik at du rekker Ă„ ordne fornying i tide.

Denne guiden viser deg hvordan du:

  • oppretter en kompetansetype
  • organiserer typene med kategorier
  • setter opp varsel fĂžr utlĂžp

Du finner alt under Kompetanse i menyen (du mÄ vÊre administrator).

For at et utlÞpsvarsel skal sendes mÄ tre ting vÊre pÄ plass:

  1. Kompetansetypen har et antall dager for varsel (mer enn 0)
  2. Det er valgt minst Ă©n mottaker
  3. Mottakeren har en e-postadresse pÄ brukeren sin

 Steg 1 – Åpne Kompetanse

GÄ til "Kompetanse" i menyen og velg fanen "Kompetanse". Her ser du alle kompetansetypene i firmaet. Øverst til hÞyre finner du knappene du trenger: "Administrer kategorier", "Innstillinger" og "Opprett kompetansetype".

Kompetanse-fanen med knappene Administrer kategorier, Innstillinger og Opprett kompetansetype

"Type" kontra "registrering": En *kompetansetype* er malen (for eksempel «FĂžrstehjelpskurs»). NĂ„r en ansatt faktisk har kurset, legges det inn som en *registrering* pĂ„ personen – med "utstedt"-dato, "utlĂžpsdato" og eventuelt vedlegg. Denne guiden handler om Ă„ sette opp selve typene.

 Steg 2 – Opprett en kompetansetype 

 Klikk Opprett kompetansetype. Da fĂ„r du opp dette skjemaet: 

Skjema for Ă„ opprette en kompetansetype 

 Feltene betyr:

  • Type-ID *(mĂ„ fylles ut)* – et kort navn pĂ„ typen, for eksempel «FĂžrstehjelp».
  • Beskrivelse *(mĂ„ fylles ut)* – et mer utfyllende navn, for eksempel «FĂžrstehjelpskurs».
  • Kategori *(valgfritt)* – grupperer typen. Se neste steg om kategorier.
  • UtlĂžpsvarsel (Dager) – hvor mange dager fĂžr utlĂžp varselet skal sendes, for eksempel 30. StĂ„r det 0, sendes ingen varsel for denne typen.
  • Mottakere av utlĂžpsvarsel – hvem som skal varsles for akkurat denne typen. Dette kommer i tillegg til de felles mottakerne du setter i Steg 4.
  • Tillat flere – styrer hva som skjer nĂ„r en ansatt laster opp den samme typen pĂ„ nytt:
  • Av: den nye registreringen erstatter den forrige (den gamle beholdes som historikk). Passer for kort som fornyes, som HMS-kort.
  • PĂ„: registreringene stables oppĂ„ hverandre. Passer for generelle kurs der man kan ha flere.

Klikk "Lagre" nÄr du er ferdig.

 Steg 3 – Organiser med kategorier 

Har dere mange kompetansetyper, kan kategorier gjĂžre dem enklere Ă„ finne. En kategori er en gruppe, for eksempel Sertifikater, Kompetansebevis eller Kurs.

Klikk "Administrer kategorier" for Ă„ opprette og redigere dem:

 Administrer kategorier med liste og feltet "Ny kategori" 

  • Opprette: skriv navnet i feltet "Ny kategori" og klikk "Opprett".
  • Endre eller slette: bruk blyant- og sĂžppelbĂžtte-ikonet ved siden av hver kategori.

NĂ„r kategorien finnes, kobler du den til en type via feltet Kategori i skjemaet fra Steg 2.

Kategoriene dukker da opp som filtre Ăžverst pĂ„ Kompetanse-siden (Alle, Kompetansebevis, Kurs, Sertifikater 
) og i Kategori-kolonnen – sĂ„ det blir raskt Ă„ finne fram.

Steg 4 – Velg hvem som skal fĂ„ varsel

Den enkleste mÄten er Ä velge mottakere for alle kompetanser ett sted. Da slipper du Ä gjÞre det pÄ hver enkelt type.

  1. Klikk pÄ "Innstillinger".
  2. Skriv inn navnet i feltet "Mottakere av utlĂžpsvarsel". Du kan legge til flere personer.
  3. Klikk "Lagre".

Innstillinger for alle kompetanser med feltet Mottakere av utlĂžpsvarsel

 Tips: Legg inn HMS-ansvarlig og en administrator her. Da fĂ„r de varsel om alle typer, og du har lite Ă„ vedlikeholde. Trenger Ă©n person bare varsel om *Ă©n* type, legger du vedkommende inn pĂ„ selve typen (Steg 2) – det kommer i tillegg. 

Steg 5 – Sjekk e-post pĂ„ mottakerne

Varselet sendes som e-post. En mottaker uten e-postadresse fÄr ingenting.

  • GĂ„ til "Brukere", Ă„pne hver mottaker, og kontroller at det stĂ„r en e-postadresse i feltet "E-post".
  • Mangler det, legg den inn og "lagre".

 Brukerkortet med Epost-feltet fylt ut 

 â„čVanlige spĂžrsmĂ„l

Hvem fÄr varselet?

De du la inn som mottakere (Steg 2 og Steg 4). De fÄr en e-post et bestemt antall dager fÞr utlÞp, med navn pÄ den ansatte, hvilken kompetanse det gjelder og utlÞpsdato.

FĂ„r den ansatte selv beskjed?

Ja. Den ansatte fÄr i tillegg en pÄminnelse inne i Ditio-appen om egen kompetanse som nÊrmer seg utlÞp.

Jeg fĂ„r ikke varsel – hva sjekker jeg?

At UtlÞpsvarsel er mer enn 0 dager pÄ typen, at kompetansen har en utlÞpsdato, og at mottakeren har e-post.

MĂ„ jeg bruke kategorier?

Nei, kategori er valgfritt. Men det gjÞr det ryddigere nÄr dere har mange typer.

MÄ jeg legge inn mottakere pÄ hver eneste type?

Nei. Legg dem inn under "Innstillinger" (Steg 4) én gang, sÄ gjelder det for alle typer.

❓ Lurer du pĂ„ noe mer?

Sjekk hjelpesenteret vÄrt: Hjelpesenter

Eller kontakt Ditio Support:

📞 +47 941 47 041
📧 support@ditio.no