Skiftordninger brukes typisk når dere har rotasjonsordninger som 14-14, 7-7, lange skift på anlegg, eller når forskjellige ansatte skal ha forskjellige overtidsgrenser og tilleggssatser.
I praksis bestemmer skiftoppsettet:
- Hvilke dager som er arbeidsdager og hvilke som er pausedager
- Fra/til-klokkeslett per arbeidsdag (kan variere fra dag til dag)
- Når overtid begynner og hvilken sats som skal brukes
- Eventuelle fastpristillegg og prosenttillegg per dag
- Hvordan dette skal flyte inn i lønnsgrunnlaget og fakturagrunnlaget
Konseptet: rotasjonen
En skiftordning beskriver én rotasjon — et fast mønster av arbeid + pause som gjentar seg fra startdatoen. Den må alltid utgjøre et helt antall uker:
- Totalt antall dager (arbeid + pause) må være et multiplum av 7
- Vanlige rotasjoner: 5+2 (én uke), 12+9 (3 uker), 14+14 (4 uker)
Tips: Planlegg én typisk arbeidsdag fullt ut og bruk «Kopier til resten» — det går mye raskere enn å fylle ut alle dagene én for én.
Steg 1: Åpne skiftoppsett-listen
Gå til Innstillinger → Skiftoppsett. Her ser du alle aktive skiftordninger i selskapet. Huk av «Vis inaktiv skiftoppsett» for å også se ordninger som er avsluttet/arkivert.
Skiftoppsett-listen — søk, vis inaktive, lenke til Nytt skiftoppsett
«Gammelt skiftoppsett»: Lenken peker til den gamle versjonen i TimeStyr-admin. Den brukes kun for selskaper som ennå ikke har migrert. Nye skiftordninger lages alltid i det nye oppsettet.
Steg 2: Lag en ny skiftordning
Klikk Nytt skiftoppsett. Du får et skjema delt i to:
14-14-rotasjon: hodefelter øverst, dag-faner for hver dag i rotasjonen, og detaljskjema for valgt dag
Hodefeltene øverst
- Navn på skiftoppsett — beskrivende navn, f.eks. «14-14 rotasjon» eller «Standard 07-15».
- Startdato — dagen rotasjonen begynner. Bestemmer hvilken ukedag som er «dag 1» i syklusen.
- Antall arbeidsdager og Antall pausedager — summen må være multiplum av 7.
Dag-fanene
Når du har fylt ut antall dager, dukker det opp én fane per dag i rotasjonen (f.eks. fredag 1, lørdag 1, … torsdag 2) pluss en samlefane «Pausedager / Helligdager». Klikk på en dag for å konfigurere arbeidstidene.
Steg 3: Konfigurer en arbeidsdag
For hver arbeidsdag fyller du ut én eller flere arbeidstid-rader. Hver rad har:
- Fra / Til — klokkeslett dagen begynner og slutter (kan deles opp i flere rader hvis det er pauser midt på dagen).
- HoursType — vanligvis Arbeidstid. Andre alternativer brukes for tilleggstid og spesielle tilstander.
- Kode (obligatorisk) — lønnskoden som timene knyttes til. Må matche lønnsoppsettet.
- Fastpristillegg / Prosentsats tillegg — for tillegg som gjelder hele dagen (f.eks. nattillegg, helgetillegg).
- Antall timer før overtid og Overtidskode — etter hvor mange timer overtidssatsen slår inn, og hvilken kode som skal brukes.
- Kode for ventetid / Ventekode for overtid — håndtering av venting (f.eks. når noen står klar uten å produsere).
Tilbakestill denne dagen sletter alle radene for valgt dag — bruk den hvis du har konfigurert en dag galt og vil starte på nytt. + Legg til tid legger til en ny rad for samme dag (typisk for delte vakter).
Steg 4: Tildel skiftet til ansatte
Når skiftoppsettet er lagret, knytter du det til ansatte på brukerprofilen deres. Gå til Brukere → bruker → Personalia, og klikk + Legg til skift i Skiftoppsett-seksjonen. Velg skiftet og angi gyldighetsperiode.
Ansatte kan ha forskjellige skiftordninger samtidig over tid (f.eks. når de bytter rolle), og du kan også sette skift per prosjekt.
Når brukes hvilket skift?
Ditio velger skiftoppsettet i denne prioritetsrekkefølgen:
- 1. Prosjektets skift — hvis prosjektet har et eget skiftoppsett (under prosjektdetaljer), brukes det for timer registrert på prosjektet.
- 2. Brukerens skift — hvis brukeren har et personlig skiftoppsett, brukes det.
- 3. Standardregler — uten skift bruker Ditio standard arbeidstid (07-15, ordinære overtidsregler).
ℹ️ Vanlige spørsmål
Hvorfor må totalen være et multiplum av 7?
Skiftordningen må gjenta seg helt på samme ukedag etter hver rotasjon. 14+14 = 28 dager = nøyaktig 4 uker. Hadde du satt 14+10 ville rotasjonen «glidd» på ukedagene over tid, og det ville ødelagt overtid/lønn-beregningen.
Kan jeg endre et eksisterende skiftoppsett midt i en periode?
Ja, men endringene gjelder fra «Startdato for ny periode» og framover. Eksisterende timer beregnes ferdig med den gamle versjonen. Sett en ny startdato hvis du vil at endringene skal slå inn på et bestemt tidspunkt.
Hva er forskjellen på et selskaps-skift og et bruker-skift?
Skiftoppsettet i Innstillinger er definisjonen («14-14 rotasjon»). Den blir et bruker-skift når du knytter den til en ansatt med en gyldighetsperiode. Du kan ha flere brukere som deler samme skiftoppsett.
Hvordan håndteres helligdager?
Helligdager går automatisk over til «Pausedager / Helligdager»-fanen i skiftoppsettet. Konfigurer der hvordan helligdagstimer skal kodes og hva overtidsreglene er på helligdager.
Kan jeg ha en skiftordning med ulike start-/sluttider per dag?
Ja — det er nettopp poenget med dag-faner. Hver dag i rotasjonen konfigureres uavhengig, så fredag kan ha 06–14, mandag 07–16, og lørdag/søndag være pausedager.
Hva er «Tekst til faktura»?
Et fritekstfelt som blir med på fakturagrunnlaget for timer registrert under denne raden. Brukes typisk når kunden krever bestemt formulering på fakturaen (f.eks. «Nattskift tillegg 30%»).
❓ Lurer du på noe mer?
Sjekk hjelpesenteret vårt: Hjelpesenter
Eller kontakt Ditio Support:
📞 +47 941 47 041
📧 support@ditio.no